Een inspirerende transformatie van uitvoerende leverancier naar strategische partner

WELL Communications werd 20 jaar geleden opgericht door Nic Vermaut. Het groeide uit tot een gerespecteerd communicatiebureau waar heel wat Vlaamse KMO’s beroep op doen. Het bureau bouwde als uitvoerende leverancier een sterke reputatie op waarin proactief meedenken een belangrijke meerwaarde had. 

Steeds meer klanten deden beroep op de strategische know-how en visie van WELL Communications. De zaakvoerders besloten om deze activiteit niet langer als een extraatje te bekijken en stelden hun aanbod en ambitie bij. De komende tien jaar wil WELL verder doorgroeien als strategisch communicatiebureau dat KMO’s begeleidt naar moderne marketingplannen met meetbare monitoring en opvolging. 

Het managementteam van WELL ging op zoek naar ondersteuning om sneller en slimmer progressie te kunnen maken. Dankzij een scherpe focus op creatieve agencies en een pragmatische benadering werd de keuze voor Hypernova snel gemaakt.We gingen aan de slag met een Businessplan Challenge.

Op zoek naar de juiste klanten, een recurrent verdienmodel en productievere workflows.

Starten deden we zoals altijd met het opstellen van een helder en actiegericht groeiplan. We werkten een vernieuwde missie, visie, merkbelofte en service propositie uit. We stelden concrete tussentijdse doelen op en bepaalden de nodige actiepunten om progressie te maken.

We legden ook verbeterpunten bloot in de huidige workflow en kostenstructuur om zo snel extra zuurstof te gaan ontwikkelen voor deze ambitieuze stappen. Benieuwd hoe we samen zo’n groeiplan opstellen? Bekijk dan zeker onsBusinessplan Challenge programma.

De belangrijkste objectieven uit het groeiplan draaiden rond het aantrekken van de juiste klanten, losbreken van het uurtje-factuurtje model en productiever samenwerken. We implementeerden stapsgewijs een nieuwe commerciële en operationele aanpak. Zo werden de  website en introductiepresentaties aangepast en introduceerden we een nieuwe manier om offertes en recurrente budgetten te beheren. We gingen ook aan de slag met de workflows en optimaliseerden de interne capaciteitsplanning, het taakbeheer en de rolverdelingen. 

01. Een scherpe profilering en inspirerende introductie

We werkten met het interne webteam een nieuwe website uit waarin de strategische service van WELL alle aandacht kreeg. De merkbelofte en propositie werden aangevuld met cases die de kracht en impact van WELL in de kijker zetten.

Naast de online etalage werkten we ook nieuwe bedrijfspresentaties en commerciële brochures uit ter ondersteuning van het sales proces. Met deze templates werd het een pak makkelijker om WELL te introduceren en offertes uit te sturen. Dankzij de slimme brochures was het ook veel minder tijdsintensief. Account managers bespaarden maar liefst 4 tot 12u tijd per week dankzij de nieuwe aanpak! 

02. Een schaalbare projectwerking op maat van recurrente inkomsten

We analyseerden de huidige workflow en gingen op zoek naar verbeterpunten om de strategische service optimaal in de praktijk te brengen. We visualiseerden alle interacties doorheen de customer journey en bepaalden de nodige activiteiten, templates & belangrijke interacties die nodig zijn om kwalitatief te werk te gaan.  

We bekeken ook de manier waarop projecten werden georganiseerd en ontdekten dat er nog groeipotentieel was op vlak van capaciteitsplanning en taakbeheer. We implementeerden een agile project management aanpak en brachten meer structuur en overzicht in de planning en interne communicatie.

03 Coaching en ondersteuning

Het introduceren van nieuwe workflows, rollen en commerciële afspraken brengt heel wat uitdagingen met zich mee. We stelden een gericht coachingplan op waarin we alle leidinggevenden wekelijks ondersteunden in de praktische uitrol.

We hielpen project managers met het opzetten van hun planning en interne communicatie. Belangrijke commerciële meetings werden samen voorbereid en we deelden wekelijks tips rond positieve en pragmatische communicatie. 

Samen met het managementteam evalueerden we maandelijks de progressie op vlak van marketing, HR en de projectwerking. We introduceerden nieuwe rollen in het team en brachten meer structuur in de evaluatieaanpak. We faciliteerden ook een hervorming van het managementteam en cultiveerden een leiderschapsaanpak waarin vertrouwen en verantwoordelijkheid centraal staan.

Betaald worden om na te denken en projecten zelf vorm te geven.

Vroeger gaf WELL hun strategische visie gratis mee als extraatje. Vandaag is het de kern van hun activiteiten. Er is een stabiele cashflow dankzij het recurrente inkomstenmodel en meer creatieve verantwoordelijkheid binnen projecten. Dankzij de workflow verbeteringen is er meer overzicht en worden planningen of prioriteiten tijdig bijgestuurd. En ook de winstmarges op projecten stegen een pak. Er zijn amper nog vervelende klanten en het team straalt een stevige portie drive en goesting uit. Geen wonder dat we hen vroegen om ook onze marketing te verzorgen!